Документовед: профессия, зарплата и где учиться

В свое время советский поэт Василий Лебедев-Кумач в своей "Песенке бюрократа" точно подметил, что главную особенность российского общества: "без бумажки ты букашка, а с бумажкой – человек!". Эти строки не потеряли своей актуальности и сегодня. Документы сопровождают нас везде и всегда, независимо от того, личная это жизнь, или рабочие моменты. Поэтому нет ничего удивительного в том, вся наша жизнь, так или иначе, тесно связана с представителями профессии документоведа, для которых документ – это не просто бумажка, а основной инструмент профессиональной деятельности. Отметим, что сегодня данная профессия переживает "второе рождение", обусловленное бурным развитием экономики и электронного документооборота. В современном обществе информация, во всех ее проявлениях, воспринимается как "ходовой" товар, поиск, обработка и хранение которого требует существенных финансовых, трудовых, временных и материальных затрат. Минимизировать эти затраты помогают документоведы, которые знают все секреты грамотного документооборота и владеют навыками оптимизации работы с информационным потоком. Как следствие, специалисты в этой сфере пользуются устойчивым спросом практически во всех сферах жизнедеятельности человека, а факультеты документоведения – большой популярностью среди абитуриентов. Кто такой документовед? Документовед – высококвалифицированный специалист в области делопроизводства и документоведения, обеспечивающий порядок в бумагах предприятия или организации. Родственные профессии: архивист, секретарь, организатор делопроизводства. Название профессии произошло от латинского documentum (доказательство) и старославянского вѣдѣти (знать). Другими словами, изначально документоведы, функции которых, кстати, раньше выполняли писцы, скорее фиксировали доказательства о юридической подоплеке того или иного события, чем систематизировали документы. Привычное нам понятие документоведение приобрело только в первой половине 20 века, когда Поль Отле расширил значение слова "документ" до того, что документом стали называть любую информацию, зафиксированную на материальном носителе. Одновременно с этим возникла и профессия документоведа, обязанности которого кардинально отличались от обязанностей писца. Профессиональные обязанности документоведов сегодня включают в себя не только составление документов, но и: разработку форм и табелей документов; систематизацию состава документооборота; экспертизу и организацию хранения документов; обеспечение "движения" документов от руководства к подчиненным; создание документальных баз; визирование входящих документов и присвоение им регистрационного индекса и электронного адреса хранения; осуществление сортировки документации и передачи в архив устаревшей информации; оптимизация документопотока организации или предприятия. Какими личностными качествами должен обладать документовед? Как следует из названия профессии, деятельность документоведа целиком и полностью связана с поиском, обработкой и хранением документов, поэтому специалист должен иметь склонность к "бумажной" работе. Кроме того, документовед не сможет качественно выполнять свою работу, если не будет обладать такими личностными качествами, как: внимательность; аккуратность; ответственность; усидчивость; терпеливость; грамотность; инициативность; креативность; эрудированность; исполнительность; дисциплинированность; организаторские способности; самоорганизованность. Помимо перечисленных выше личностных качеств, хороший документовед владеет целым набором профессиональных знаний и навыков, в перечень которых входят: навыки работы с офисными приложениями ПК (Word, Excel, 1С, Outlook и т.д.), знание основ экономики, бизнес-планирования, архивного дела, менеджмента, управления персоналом, организации электронного документооборота, источниковедения, кадрового делопроизводства, литературного редактирования, законодательства в области трудового, административного, гражданского и конституционного права. Преимущества профессии документоведа Основным преимуществом профессии документоведа является ее "универсальность". Диплом специалиста по организации документооборота и обширный "багаж знаний", полученный в ВУЗе, позволяет профессионалу устроиться на работу практически в любую компанию или организацию, независимо от сферы деятельности предприятия. При этом он может рассчитывать на вполне приличный уровень оплаты (в среднем, около 30-40 тысяч рублей в месяц). Привлекает в этой профессии и богатая должностная "вариативность". После окончания ВУЗа молодой специалист может с легкость устроиться на такие должности, как: делопроизводитель, архивист, администратор, секретарь-референт, офис-менеджер, персональный ассистент (помощник руководителя) и т.д. Несмотря на кажущуюся монотонность и рутинность профессиональной деятельности документоведа, работа этого специалиста весьма интересна и разнообразна. Ведь именно этот специалист первым получает документы, а значит, он всегда владеет самой актуальной информацией о новшествах, внедряемых в компании (а ведь, как известно, кто владеет информацией, тот владеет миром). Мало того, достаточно часто документовед является единственным человеком (помимо высшего руководства, конечно), который посвящен во все деловые секреты предприятия. При наличии предпринимательской жилки и достаточного опыта работы в области документационного обеспечения управления персоналом, документовед может организовать собственный бизнес (например, создать аудиторскую компанию), и предоставлять услуги частным образом. Недостатки профессии документоведа Не сложно догадаться, что наравне с преимуществами профессия документоведа имеет и недостатки. И самым главным недостатком является большая ответственность. Особенно это касается тех специалистов, которые работают в архивном агентстве федерального значения или государственном НИИ документоведения и архивного дела. Ведь именно эти организации занимаются подготовкой документов для правительства, на основе которых принимаются важные государственные решения. Недостатком профессии документоведа также можно назвать необходимость наличия практического опыта работы при трудоустройстве. Поэтому начинающему документоведу придется либо начинать свою профессиональную деятельность еще в процессе обучения (кстати, такая возможность у студентов появляется уже на 2 курсе, поскольку к этому времени они уже овладевают достаточным объемом знаний для их практического применения), либо устраиваться на работу помощником документоведа после окончания ВУЗа. Где можно получить профессию документоведа? Получить профессию документоведа можно в любом российском ВУЗе, на базе которого готовят специалистов по таким специальностям, как "Документационное обеспечение предприятия", "Документоведение" или "Информационное обеспечение предприятия". Отметим, что студент-документовед имеет возможность осваивать сразу несколько специализаций одновременно. Например, получая профессию документоведа, молодой специалист может параллельно осваивать специальность кадровика или архивного работника. При выборе ВУЗа больше внимание нужно уделять не только научно-технической базе учебного заведения, но и возможности прохождения практики в крупных российских компаниях. Кроме того, большое значение имеет востребованность выпускников ВУЗа на рынке труда. Поэтому в первую очередь рекомендуется рассматривать возможность поступления в такие ведущие ВУЗы России, как: Нижневартовский государственный гуманитарный университет; Иркутский государственный университет; Московский финансово-юридический университет; Донской государственный технический университет; Воронежский институт экономики и социального управления.